Dúvidas Sobre a Ata de uma Assembleia Condominial
A ata é um resumo do que aconteceu em assembleia. Como tudo que envolve a assembleia, deve seguir uma série de regras para garantir sua viabilidade legal.
Essa série de regras, geralmente, está na convenção do condomínio. E, sabemos, a convenção é o DNA do empreendimento. É um documento que deve sempre ser consultado quando o assunto são as decisões do condomínio, já que o próprio Código Civil não cita a “ata” na parte relativa a condomínios.
O que há no Código Civil é uma menção às atas das sociedades anônimas (SA’s).
As normas e regras aplicadas às assembleias condominiais têm sua origem legal nas sociedades anônimas.
Como deve ser a ata de assembleia de condomínio:
A ata deve ser um reflexo do que aconteceu de verdade na assembleia – mas não é só isso, ela também deve seguir o que constou na convocação da assembleia.
A responsabilidade sobre a elaboração da ata é do secretário da mesa, um cargo geralmente ocupado pela administradora do condomínio.
A redação da ata não é para leigos. O ideal é que realmente seja feita por alguém capacitado no sentido de entender o que e como deve constar nesse documento.
Como a ata deve ser fidedigna ao que aconteceu na assembleia, uma boa iniciativa é gravar, em áudio, o encontro.
Muitas vezes há condôminos que dizem ‘não autorizar a gravação da sua voz’, mas já há decisão do Superior Tribunal de Justiça que diz que esse tipo de captação não caracteriza danos à imagem do morador.
Ou seja: avise no início na assembleia sobre a gravação – justamente para ajudar a elaborar uma ata mais clara – que ninguém irá sair prejudicado com essa ajuda da tecnologia.
Assembleias ‘atípicas’ e suas atas
Independente do assunto sobre o qual tratará a assembleia, a ata terá basicamente a mesma estrutura, mas há casos em que vale a pena pormenorizar um pouco mais.
Quando a assembleia tratar de temas mais polêmicos, como destituição de síndico, não aprovação de contas e aprovação de grandes benfeitorias, uma boa iniciativa é fazer constar na ata quais unidades votaram em quais opções. Dessa forma, evitam-se dúvidas no futuro e também é possível provar que um quórum qualificado foi atingido.
O que NÃO se deve fazer com a ata:
O mais importante é não distorcer a realidade, quem faz isso corre o risco de cometer crime de falsidade ideológica. Quem assina a ata, como secretário e presidente, que não corresponde à realidade, coloca seu pescoço na guilhotina. Outro ponto que não deve acontecer é se desviar do foco da convocação.
Seguir a ordem do dia é fundamental. Muita gente quer usar o momento do ‘assuntos gerais’ para tratar de diversos temas que envolvem gasto de dinheiro, uma nova obra etc. Além de não poder fazer isso na própria assembleia, a ata também não deve refletir esse tipo de decisão apressada.
O momento dos ‘assuntos gerais’ na assembleia não deve ser usado para decidir nada que envolva dinheiro ou mudança nas áreas comuns. É o momento para dar recados. o que envolver tomada de decisões deve estar claro na pauta.
Nesses casos, em que a ata não corresponde à realidade do que foi decidido em assembleia, ou quando a própria assembleia decidiu algo que não poderia, a ata e o que foi decidido erroneamente podem ser impugnados.
Dúvidas comuns sobre atas:
Quais são as “partes” de uma ata?
Uma boa ata deve conter as seguintes partes:
- Abertura da assembleia
- Escolha de presidente e secretário da mesa
- Exemplificar se há o quórum necessário para as decisões que deverão ser tomadas
- Se começou em primeira ou segunda chamada
- Transcrição da ordem do dia
- Resumo das decisões, resultados, abstenções e seus motivos
- Condôminos que se retiraram durante a realização da assembleia
- Encerramento dos trabalhos e já possível aprovação da ata.
Em quanto tempo a ata deve ser divulgada?
Há menção na Lei nº 4591/64 sobre o assunto, que afirma que a ata deve ser divulgada em até oito dias. Porém, a própria convenção do condomínio pode decidir um outro prazo.
Também é importante salientar que nem sempre é possível respeitar o prazo pedido, já que isso pode depender do cartório local, para os casos em que for registrada.
O síndico precisa aprovar a ata da assembleia?
Não. A ata não depende de anuência do síndico para ter validade.
Discussões e debates entre os moradores devem constar na ata?
Não. A ata deve ser um resumo do que aconteceu na tomada de decisões. Se um condômino discutiu com outro devido a questões pessoais, isso não precisa constar no documento.
Quem deve assinar a ata?
A ata deve ser assinada pelo secretário e pelo presidente da mesa, cargos geralmente escolhidos no início da assembleia pelos presentes.
A ata deve sempre ser registrada em cartório?
Se não houver dispositivo na convenção obrigando a fazê-lo, não, com exceção das atas de eleição de síndico. Pode ser um costume do condomínio, mas sem a necessidade legal. Muitas vezes os empreendimentos optam pelo registro para que o mesmo dê fé pública ao documento.
O síndico pode ser secretário da mesa?
Depende do que está na convenção do condomínio. Em se tratando, porém, de transparência e boas práticas de gestão, o ideal é deixar que outra pessoa faça o relato das decisões assembleares.
Fonte: Administradora Vesta
